El siguiente Proyecto Socio Integrador/Tecnológico tiene como
propósito Implantar un Sistema Web de Gestión de
Documentos Administrativos para los trabajadores de la institución.
Es importante resaltar que dicho proyecto no se vincula con
otras comunidades u organizaciones, ya que para el mismo será uso
exclusivo para los trabajadores de la institución, sólo puede
asociarse a este proyecto las demás extensiones del IUTET.
Descripción del diagnóstico situacional.
La elaboración de este Proyecto se enfoca en el Departamento de
Talento Humano del Instituto Universitario de Tecnología del Estado
Trujillo. Cabe destacar que dicho departamento es un órgano
administrativo inmediato de registro del factor humano institucional
de supervisión, evaluación, control y seguimiento del desempeño,
condiciones laborales, remuneraciones, mejoramiento, capacitación,
reclutamiento, selección, evaluación, capacitación del Personal
Administrativo y Obrero.
En dicho departamento labora un aproximado de 22 personas
distribuidas en diferentes áreas: Administración
de personal; Planificación de talento humano; Relaciones laborales;
Selección, Desarrollo y evaluación; Servicios de prevención, salud
y seguridad laboral.
Cabe destacar que el desarrollo de este Proyecto dentro del
Departamento de Talento Humano, se debe a las grandes necesidades
expuestas por el Msc. Leobany Carrillo, Coordinador del Departamento
en función para ese momento. El cual a través de una entrevista
realizada planteo la situación presentada en dicho órgano
administrativo. Además se escucharon a cada una de las personas que
allí laboraran de manera individual, con la finalidad de escuchar
sus carencias o necesidades.
A mediados del mes de octubre la Licenciada Yosmar Rojas asumió el
cargo de Coordinador del Departamento, la cual compartió las
inquietudes de anterior coordinador, en esta oportunidad se pudo
identificar la ausencia de un espacio físico más acorde con el
número de personas que allí laboran, ya que la comodidad aunada con
un buen ambiente de trabajo es parte esencial para el rendimiento y
mejor armonía entre las personas.
Además se nota la falta de insumos como papelería, mobiliario,
impresoras, equipos de computación más actualizados, lo que genera
retardos en la gestión de algunos procesos indispensables dentro del
departamento.
Por otro lado, se pudo conocer la necesidad de implantar un Sistema
que permita a los trabajadores de la institución realizar eficaz y
eficientemente la solicitud de documentos al departamento, tales
como: constancias de trabajo simple, constancias de trabajo con
Relación de cargo, relación de IPASME, relación del IVSS, relación
de prestaciones sociales, actualización de carpetas curriculares,
entre otros.
En otro particular, es de gran importancia señalar que la
institución cuenta con un Sistema Unificado de Gestión
Administrativa Universitaria (SUGAU), el cual es un sistema de
dominio público, desarrollado bajo un ambiente web, utilizando el
lenguaje de programación PHP, lo cual permite que sea utilizado bajo
cualquier ambiente (Linux, Windows o Mac), basado en el Sistema
Integrado de Gestión para entes del Sector Público (SIGESP),
desarrollado bajo la coordinación del Ministerio del Poder Popular
para la Educación Universitaria y la Oficina de Planificación del
Sector Universitario (OPSU).
El SUGAU está diseñado bajo software libre con estándares
abiertos, dispone de varios módulos que permite integrar diversas
áreas relacionadas con planificación, presupuesto, contabilidad,
Talento Humano, nómina, finanzas y servicios; así como de las
herramientas tecnológicas vinculadas con su instalación y
configuración, en función de las necesidades de las universidades.
Pero que a pesar de contar con este sistema, desde Enero de 2011, hay
algunos módulos que todavía no han sido activados, o que el sistema
todavía no los ha implementado. Dichos módulos son necesarios para
el buen desenvolvimiento de los procesos administrativos realizados
en la institución. Por consiguiente, la necesidad de un sistema que
automatice dichos procesos que son de gran importancia para el buen
desenvolvimiento del Departamento de Talento Humano, lo cual crea un
ambiente falto de interacción entre dicho sistema y demás áreas de
la institución.
Una vez aplicados todos los instrumentos de recolección de
información como: entrevistas, observación directa; se procede a
realizar una lista de los resultados obtenidos, tomando en cuenta las
necesidades o problemas más relevantes dentro del Departamento de
Talento Humano del IUTET.
Es importante señalar, que no se trata de resolver todos los
problemas que manifestaron dentro del departamento, sino que se deben
limitar únicamente a aquellos problemas que como participantes del
PNFI, podemos abordar. Entre los cuales tenemos:
- Retraso en la emisión de constancias de trabajo (personal Docente, Administrativo y Obrero), con definición de sueldo básico y cargo.
- Retraso en la emisión y entrega de los informes cronológicos de los trabajadores.
- Retraso en la entrega de la nómina de pago semanal del personal obrero, por falta de insumos.
- Retraso para generar la relación de IPASME al personal.
- Acumulación de solicitudes al momento de generar la relación de cargos al personal.
- Expedientes desactualizados con la información del personal que labora en la institución.
- Acumulación de solicitudes de parte de los trabajadores de la institución, al momento de realizar la actualización de datos.
- El departamento de Talento Humano no cuenta con un acceso a la Base de Datos del SUGAU, que permita elaborar las constancias y relaciones de manera más rápida, ya que tienen que hacerlo en aplicaciones de Office (Word, Excel) y buscar algunos datos en los expedientes que se encuentran en los archivos.
- Carencia de un espacio físico adecuado para laborar en condiciones optimas.
- Pocos equipos de impresión para realizar todo el trabajo del departamento.
En esta parte se determina el producto o resultado, de acuerdo a las
opiniones y planteamientos expuestos por los actores del Departamento
de Talento Humano del Instituto Universitario de Tecnología (IUTET).
Para dicha selección se toma en cuenta algunos criterios como: el
tiempo que tiene la necesidad, la proporción de personas que padecen
o expresan esa necesidad, el tiempo requerido para resolverla, el
interés o motivación y las expectativas personales/grupales.
Dentro del Departamento de Talento Humano del IUTET, se tomo
en consideración cada una de los planteamientos realizados por parte
de cada actor, según sus necesidades, cada uno de manera individual
y espontánea. Para determinar si existe uno o varios problemas
dentro del departamento, recurrimos al Método de Hanlon.
El Método de Hanlon, evalúa la posibilidad de enfrentarse o no a un
problema que puede surgir en una organización. Consiste en
multiplicar por un factor de ponderación las calificaciones
obtenidas por diferentes criterios. Los criterios son: magnitud del
problema, número de personas afectadas respecto a la población
total, gravedad del problema, como mortalidad, morbilidad, costes
asociados, eficacia de la solución posible, capacidad real para
modificar la situación del problema y factibilidad de la solución,
entre otros.
En tal sentido, para lograr la selección del problema o problemas
posibles, dentro del departamento de Talento Humano, se aplicó
el Método, el cual arrojo el siguiente resultado:
Selección del Problema mediante el Método
de Hanlon.
Problemas
factibles a automatizar
|
A
|
B
|
C
|
D
|
Formula
de Hanlon
|
Resultado
|
Retraso en
el proceso de emisión de constancias para personal Docente,
Administrativo, Obreros; con definición de sueldo y cargo.
|
10
|
10
|
1
|
1
|
(A
+ B) C x D
|
20
|
Retraso en
la emisión y entrega de los informes cronológicos de los
trabajadores por falta de insumos e insuficiencia de impresoras
|
6
|
5
|
1.5
|
0
|
(A
+ B) C x D
|
0
|
Retraso en
la entrega de nominas semanales del personal Obrero, por falta de
insumos e impresoras.
|
8
|
7
|
1.5
|
0
|
(A
+ B) C x D
|
0
|
Retraso en
la generación de relación IPASME del personal Docente,
Administrativo.
|
10
|
8
|
1
|
1
|
(A
+ B) C x D
|
18
|
Acumulación
de solicitudes al momento de generar la relación de cargo al
personal Docente, Administrativo.
|
10
|
8
|
1
|
1
|
(A + B) C x D
|
18
|
Desactualización
de los expedientes del personal Docente, Administrativo, Obrero.
|
10
|
8
|
1
|
1
|
(A + B) C x D
|
18
|
Acumulación
de solicitudes al momento de realizar la actualización de datos.
|
6
|
7
|
1
|
1
|
(A + B) C x D
|
13
|
Difícil
acceso para los trabajadores del departamento de Recursos Humano
al SUGAU para extracción de datos necesarios para la elaboración
de constancias y relaciones.
|
10
|
10
|
1
|
1
|
(A + B) C x D
|
20
|
Carencia
de un espacio físico adecuado para laborar en condiciones
optimas.
|
6
|
10
|
1,5
|
0
|
(A + B) C x D
|
0
|
Pocos
equipos de impresión para realizar todo el trabajo del
departamento.
|
6
|
8
|
1
|
0
|
(A + B) C x D
|
0
|
Alternativas de Solución.
En este aspecto se identifica y justifica la alternativa de solución
más viable para resolver y satisfacer las necesidades del
departamento, para ello se consideran varios aspectos, como por
ejemplo: ¿Si la alternativa de solución es posible desde el punto
de vista de los recursos (físicos, financieros, talento humano, de
tiempo)?; ¿Si la alternativa seleccionada permite lograr el objetivo
del proyecto?
Después de valorar los resultados obtenidos aplicando el método de
Hanlon y en reunión realizada con el Jefe del Departamento de
Talento Humano se llego a la conclusión que es necesario y factible
dar solución a varios de los problemas evaluados, los mismos se
especifican en el cuadro 3.
Problemas y soluciones factibles resultado del
Método Hanlon
PROBLEMAS
FACTIBLES A AUTOMATIZAR
|
SOLUCION
FACTIBLE
|
Retraso en el
proceso de emisión de constancias para personal Docente,
Administrativo, Obreros; con definición de sueldo y cargo.
|
Creación
de un Sistema Web para la gestión de los estos procesos
administrativos
|
Retraso en la
generación de relación IPASME del personal Docente,
Administrativo.
|
|
Acumulación de
solicitudes al momento de generar la relación de cargo al
personal Docente, Administrativo.
|
|
Desactualización
de los expedientes del personal Docente, Administrativo, Obrero.
|
|
Difícil
acceso para los trabajadores del departamento de Recursos Humano
al SUGAU para extracción de datos necesarios para la elaboración
de constancias y relaciones.
|
Creación
de una base de Datos paralela al SUGAU utilizando importaciones de
dicho sistema.
|
Justificación e Impacto Social de la Alternativa de Solución
En todo trabajo de investigación de cualquier naturaleza, la
justificación e impacto social, comprende la razón por las cuales
se realiza la investigación. En este caso se abordan las
definiciones de impacto, impacto social y evaluación del impacto
desde la perspectiva de múltiples autores, válidas para diversas
disciplinas y para el área de las Ciencias de la Información.
Finalmente, se presenta una definición amplia de impacto social.
Según María Ester Bonilla (Acimed 2007; 15-3), una de las
ponentes más conocidas en este campo, menciona la importancia de
“identificar temas”, aunque parece obvio, realmente es muy
importe identificar ejes o áreas específicas de la generalidad que
se desea evaluar, de lo contrario, puede tornarse complejo conocer
cambios concretos. En países como Guatemala, la planificación y más
aún, la evaluación, no han cobrado la importancia que
verdaderamente tienen, para asegurar en la medida de lo posible, el
éxito de proyectos, especialmente sociales.
Por otro lado, Jaime Baker (Evaluación del impacto de los proyectos
de desarrollo en la pobreza Manual para profesionales, Washington
2003), reconoce la debilidad de inversión en el conocimiento de los
cambios provenientes de programas o proyectos sociales, pese a las
fuertes cantidades que se invierten en estos. Muchas veces, se sigue
sobre la marcha sin tener precisión de los resultados a mediano y
largo plazo.
Difícilmente, se encuentran procesos o instrumentos propios de
“evaluación de impacto social”, considerándose así, que tanto
las herramientas de evaluación en general, diagnóstico e
investigación en general, son aplicables, toda vez exista claridad
en la elaboración de indicadores de impacto, temas, y una línea
base, para la evaluación de este tipo.
Tomando en consideración todas las herramientas utilizadas para la
elaboración de este proyecto: entrevistas, Observación directa; se
puede observar que el impacto que pueda generar la elaboración del
mismo, tiene gran alcance, ya que con la implementación del Sistema
Web de Gestión de Documentos Administrativos para el Departamento de
Talento Humano del IUTET, mejorara de gran manera la atención al
Personal Docente, Administrativo y Obrero que labora en la
Institución, ya que disminuiría notablemente el tiempo de entrega
de Documentos por parte del departamento.
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